Come organizzare un open day

Quello dell’organizzazione di un open day è sicuramente uno dei momenti più impegnativi dell’anno scolastico. Si tratta di una giornata dedicata all’incontro delle scuole con le famiglie dei futuri iscritti per la presentazione delle attività e delle opportunità che l’istituto offre. Negli istituti superiori è, inoltre, un’opportunità per i ragazzi che terminano il primo ciclo di istruzione per operare una scelta che inciderà sul proprio futuro.

In questa occasione i dirigenti scolastici, insieme con le figure del proprio staff, fanno una sorta di autovalutazione del proprio istituto e dell’offerta formativa evidenziandone i punti di forza. Io, personalmente, colgo l’occasione dell’open day non solo per raccontare quello che facciamo e in cui crediamo (il passaparola nel caso della scuola vale più di qualunque altra iniziativa messa in atto e ne tesse il credito eventuale), ma soprattutto per spiegare quali innovazioni stiamo mettendo in atto nel corrente anno e che vedranno coinvolti i loro figli se iscritti. L’idea che desidero far emergere è quella di una scuola che continua a guardare avanti.

Prima di affrontare l’aspetto organizzativo di un open day scolastico è necessario porsi alcune domande: che cosa si intende per open day? Perché è importante per una scuola organizzare questo tipo di evento?
Per open day si intende una giornata particolare in cui la scuola decide di aprire le proprie porte ai nuovi futuri utenti. Invitare gli ospiti a questo evento permette al dirigente scolastico e a tutti gli operatori scolastici di dare il giusto valore al proprio lavoro, permette l’identificazione del proprio istituto e una più alta attenzione sull’offerta formativa in fatto di attività, metodologie, progetti e risultati di apprendimento degli studenti.
Questa giornata di apertura fa entrare letteralmente il pubblico nell’istituto, in completa trasparenza. Ogni scuola si presenterà al massimo delle proprie potenzialità cercando di fidelizzare famiglie sempre più attente ed esigenti. È fondamentale perché dalla organizzazione e dai contenuti che si veicoleranno i genitori e i loro figli potranno sentirsi accolti, speciali. Questo è il massimo dell’aspettativa di ogni famiglia.

Come si organizza un open day?

L’open day deve essere organizzato con almeno quattro settimane di anticipo, tempo utile perché l’invito a partecipare raggiunga le famiglie. È necessario, inoltre, scegliere la data con molta attenzione perché vi partecipi il maggior numero di persone con queste verifiche:

• che non ci siano accavallamenti con eventi simili o con manifestazioni sul territorio;
• che non ci sia vicinanza con festività o ponti;
• che la giornata sia un sabato mattina poiché garantisce più partecipazione.

Come si invitano le famiglie?

Pubblicare un avviso sul sito è, naturalmente, la forma ormai più rapida e sicura, ma non vanno sottovalutate semplici locandine da apporre all’ingresso della scuola.

Come si prepara la giornata?

Una delle prime attenzioni è rivolta alla scelta dello spazio dove svolgere la presentazione. Deve essere sufficientemente ampio e accogliente, con sedie in numero adeguato, con materiali iconografici prodotti dagli alunni, con delle piante ornamentali, caldo e luminoso, dotato della tecnologia indispensabile per proiettare. L’intera scuola deve essere particolarmente pulita e i collaboratori scolastici dovranno offrire il loro aiuto nel guidare i genitori e i ragazzi sia nell’aula di presentazione sia in eventuali altri spazi dedicati, allo scopo di far conoscere la scuola. Ricordiamo che nelle scuole le pareti “parlano”. Già con queste attenzioni si potrà cogliere lo “stile” della vostra scuola!

Come si svolge la mattinata?

Di solito divido la mattinata in due momenti, quello vero e proprio della presentazione e quello della visita alla scuola, così articolati:

1. un breve intervento musicale (o un’altra attività laboratoriale) da parte dei ragazzi che sono sempre i migliori testimonial (durata massima 10 minuti);
2. la presentazione delle figure di sistema (collaboratori del Dirigente Scolastico, funzioni strumentali, animatore digitale…) e dei loro compiti: ciascuno poi avrà un momento personale per raccontare di quale area dell’offerta formativa si occupa (lo scorso anno il commento da parte delle famiglie è stato: “Siete davvero una bella squadra!”);
3. la visione di un video che fotografi la scuola, i suoi spazi e il loro utilizzo, momenti di partecipazione a progetti (scienze, lingua inglese, coding...), viaggi d’istruzione, esperienze particolari, modalità di apprendimento e insegnative. Un semplice assaggio di quello che è la vita quotidiana della scuola facendo attenzione a selezionare occasioni da cui emerga quanto la didattica sia attenta alle esperienze del singolo e a quelle del gruppo. Questa proiezione sortisce molto più effetto di qualunque racconto da parte del Dirigente Scolastico. (durata massima 10 minuti);
4. la visione di un secondo video (durata massima 10 minuti) focalizzato sulla scuola del futuro ovvero quella delle “competenze,” ben altra cosa rispetto all’idea di scuola del passato che potrebbe ancora essere nei ricordi dei genitori. Non si può perdere questa occasione per far conoscere alle famiglie dei ragazzi che cosa significhi la parola “competenza”. Dal video deve emergere che i protagonisti dell’apprendimento sono gli studenti guidati a mettere in gioco tutto se stessi con un approccio esperienziale alla conoscenza. Particolare enfasi sarà posta allora sugli ambienti di apprendimento che dovranno ispirarsi alle più moderne metodologie didattiche laboratoriale e di cooperative learning: luoghi dove il saper fare con il supporto informatico guidano all’organizzazione del sapere;
5. una presentazione da parte del Dirigente Scolastico dell’offerta formativa, coadiuvato dalle figure di sistema e sempre supportato dalla tecnologia, con la proiezione di slide riferite a:
   • identità della scuola e mission
   • caratteristiche dell’ordine di scuola (infanzia, primaria, secondaria di 1° o 2°grado)
   • giornata tipo/tempo scuola
   • modalità di valutazione
   • esito prove Invalsi (è efficace un semplice istogramma)
   • progetti di raccordo-continuità
   • progetti di inclusione
   • progetti di orientamento
   • progetti con esperti esterni
   • servizi offerti dell’Ente Locale
   • la collaborazione con il territorio e il comitato dei genitori.
   • il PNSD (Piano nazionale scuola digitale)
   • i progetti PON
   • RAV e PDM (Rapporto di Autovalutazione e Piano di miglioramento)
   • modalità d’iscrizione e la formazione delle nuove classi;
6. un adeguato spazio alle domande, invitando i presenti a porre quesiti di carattere generale; per domande più personali e specifiche invece è più funzionale predisporre alcune aule dove i diversi collaboratori, a fine presentazione, sono disponibili per eventuali risposte;
7. visita della scuola e dei suoi spazi dove alcuni ragazzi con i loro insegnanti mostrano esempi di attività;
8. consegna a ogni famiglia di una piccola brochure che riassuma in pillole le informazioni più significative per decidere sull’eventuale iscrizione.

Le mail che ricevo dai partecipanti nei giorni successivi sono spesso espressione di ringraziamento per la presentazione e per l’intero open day: segnale che la fatica, non da poco,è stata ricompensata!

Referenze iconografiche: Matej Kastelic/Shutterstock