Quello dell’organizzazione di un open day è sicuramente uno dei momenti più impegnativi dell’anno scolastico. Si tratta di una giornata dedicata all’incontro delle scuole con le famiglie dei futuri iscritti per la presentazione delle attività e delle opportunità che l’istituto offre. Negli istituti superiori è, inoltre, un’opportunità per i ragazzi che terminano il primo ciclo di istruzione per operare una scelta che inciderà sul proprio futuro.
In questa occasione i dirigenti scolastici, insieme con le figure del proprio staff, fanno una sorta di autovalutazione del proprio istituto e dell’offerta formativa evidenziandone i punti di forza. Io, personalmente, colgo l’occasione dell’open day non solo per raccontare quello che facciamo e in cui crediamo (il passaparola nel caso della scuola vale più di qualunque altra iniziativa messa in atto e ne tesse il credito eventuale), ma soprattutto per spiegare quali innovazioni stiamo mettendo in atto nel corrente anno e che vedranno coinvolti i loro figli se iscritti. L’idea che desidero far emergere è quella di una scuola che continua a guardare avanti.
Prima di affrontare l’aspetto organizzativo di un open day scolastico è necessario porsi alcune domande: che cosa si intende per open day? Perché è importante per una scuola organizzare questo tipo di evento?
Per open day si intende una giornata particolare in cui la scuola decide di aprire le proprie porte ai nuovi futuri utenti. Invitare gli ospiti a questo evento permette al dirigente scolastico e a tutti gli operatori scolastici di dare il giusto valore al proprio lavoro, permette l’identificazione del proprio istituto e una più alta attenzione sull’offerta formativa in fatto di attività, metodologie, progetti e risultati di apprendimento degli studenti.
Questa giornata di apertura fa entrare letteralmente il pubblico nell’istituto, in completa trasparenza. Ogni scuola si presenterà al massimo delle proprie potenzialità cercando di fidelizzare famiglie sempre più attente ed esigenti. È fondamentale perché dalla organizzazione e dai contenuti che si veicoleranno i genitori e i loro figli potranno sentirsi accolti, speciali. Questo è il massimo dell’aspettativa di ogni famiglia.
L’open day deve essere organizzato con almeno quattro settimane di anticipo, tempo utile perché l’invito a partecipare raggiunga le famiglie. È necessario, inoltre, scegliere la data con molta attenzione perché vi partecipi il maggior numero di persone con queste verifiche:
Pubblicare un avviso sul sito è, naturalmente, la forma ormai più rapida e sicura, ma non vanno sottovalutate semplici locandine da apporre all’ingresso della scuola.
Una delle prime attenzioni è rivolta alla scelta dello spazio dove svolgere la presentazione. Deve essere sufficientemente ampio e accogliente, con sedie in numero adeguato, con materiali iconografici prodotti dagli alunni, con delle piante ornamentali, caldo e luminoso, dotato della tecnologia indispensabile per proiettare. L’intera scuola deve essere particolarmente pulita e i collaboratori scolastici dovranno offrire il loro aiuto nel guidare i genitori e i ragazzi sia nell’aula di presentazione sia in eventuali altri spazi dedicati, allo scopo di far conoscere la scuola. Ricordiamo che nelle scuole le pareti “parlano”. Già con queste attenzioni si potrà cogliere lo “stile” della vostra scuola!
Di solito divido la mattinata in due momenti, quello vero e proprio della presentazione e quello della visita alla scuola, così articolati:
Le mail che ricevo dai partecipanti nei giorni successivi sono spesso espressione di ringraziamento per la presentazione e per l’intero open day: segnale che la fatica, non da poco,è stata ricompensata!
Referenze iconografiche: Matej Kastelic/Shutterstock